Hier ein Stapel mit Rechnungen, dort ein Schuhkarton voll mit Versicherungsbriefen und dazwischen liegt der alte Handyvertrag, der dringend gekündigt werden muss. Wenn Ihnen Ihr Papierkram über den Kopf zu wachsen droht, ist es höchste Zeit, dem Chaos ein Ende zu machen. Damit Sie in Zukunft mit nur einem Handgriff genau das Dokument finden, das Sie gerade brauchen, sollte Ihre Ablage einem wohlüberlegten System folgen. Wir haben eine Anleitung erstellt, die Ihnen dabei hilft, Ihre Unterlagen zu ordnen und auch langfristig den Überblick zu behalten.
1. Zeit und Platz schaffen
Wer mit der Ordnung seiner Unterlagen bei null anfängt, sollte für seine Aufräumaktion mindestens einen halben Tag einplanen. Räumen Sie dafür den Küchentisch frei oder weichen Sie gegebenenfalls auf den Fussboden aus, um genügend Platz für Ihre Dokumente zu haben. Besorgen Sie im Vorfeld ausreichend viele leere, unbeschriftete Aktenordner sowie bunte Register und schon kann es losgehen!
2. Kategorien festlegen
Machen Sie sich zuerst Gedanken darüber, welche übergeordneten Kategorien sich für die Ablage Ihrer Dokumente eignen. Gängige Themen sind zum Beispiel Versicherungen, Finanzen, Altersvorsorge, Verträge, Job, Wohnung, Kinder, Auto, Freizeit, Gebrauchsanleitungen etc. Beschriften Sie damit die Etiketten der bisher noch leeren Aktenordner.
3. Ausmisten
Während Sie im nächsten Schritt Ihre existierenden Unterlagen den soeben festgelegten Kategorien zuordnen, sollten Sie die Gelegenheit nutzen und nebenbei veraltete, nutzlose Dokumente aussortieren. In den Papierkorb wandern beispielsweise alte Kassenbelege von Dingen, deren Garantie bereits abgelaufen ist, seit langem gekündigte Verträge u. ä. Je mehr Sie ausmisten, desto weniger müssen Sie später abheften.
4. Chronologisch ordnen
Wenn Sie all Ihre Dokumente kategorisiert haben, sollten nun mehrere Papierstapel vor Ihnen liegen. Sortieren Sie als Nächstes jeden Stapel für sich noch einmal chronologisch, also das neueste nach oben und ältere Papiere nach unten. Eröffnen Sie dabei, wenn nötig, weitere Unterkategorien, die für ein schnelles Wiederfinden hilfreich sind. Schreiben Sie die Unterkategorien auf das jeweilige Register, das für dieses Thema vorgesehen ist, und sorgen Sie so für noch mehr Struktur.
5. Einsortieren und digitalisieren
Heften Sie dann bei jeder Kategorie als Erstes das Register in den Aktenordner und sortieren Sie im Folgenden die vorbereiteten Unterlagen ein. Überlegen Sie sich, ob Sie Dokumente, die Sie regelmässig benötigen, vielleicht in eine Klarsichtfolie stecken und ganz oben einheften. Ausserdem ist es ratsam, die wichtigsten persönlichen Unterlagen auch digital abzulegen, damit diese im Fall eines Brandes oder eines Wasserschadens gesichert sind. Nehmen Sie sich also zum Schluss noch ein wenig Zeit zum Einscannen einiger Papiere und speichern Sie die digitalen Dateien am besten in einer Cloud ab, auf die Sie von überall Zugriff haben.
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